Datenschutzerklärung
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Wir, kölnmetall │ Arbeitgeberverband der Metall- und Elektroindustrie Köln e.V., nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst.
1. Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch
kölnmetall │ Arbeitgeberverband der Metall- und Elektroindustrie Köln e.V.
Vorsitzende: Dr. Margarete Haase
Hauptgeschäftsführer: Dirk Wasmuth
Gereonstraße 43-65, 50670 Köln
Telefon: 0221 57904-0
E-Mail: verband[at]koelnmetall[dot]de
Externe Datenschutzbeauftragte:
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Rechtsanwalt Florian Reichert
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
https://www.scheja-partners.de/kontakt/kontakt.html
www.scheja-partners.de
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424 – 0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: http://www.ldi.nrw.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir überhaupt?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Informationsdatenbank kölnmetall xNet durch Mitglieder und Beschäftigte (im Folgenden: Sie) erhalten.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten kann im Rahmen der Durchführung von Verträgen mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgen. - im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO)
Soweit erforderlich können wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verarbeiten.
Beispiele: - Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens,
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
- aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. zu Marketingzwecken) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. - aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DSGVO)
Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und vieles mehr.
4. Was bedeutet das nun im Einzelnen, bezogen auf die Bereitstellung dieser Website?
4.1 Bereitstellung der Website xNet und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
1.Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
2.das Betriebssystem des Nutzers
3.den Internet-Service-Provider des Nutzers
4.die IP-Adresse des Nutzers
5.Datum und Uhrzeit des Zugriffs
6.Websites, von denen das System des Nutzers aus auf unsere Internetseite gelangt
7.Websites, die vom System des Nutzers aus über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten unter Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. Diese Zwecke stellen unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO dar.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinaus gehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des anrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
4.2 Verwendung von Cookies
Wir verwenden auf unserer Website kölnmetall xNet keine Cookies.
4.3 Registrierung und Anmeldung
Um sich in unserer Informationsdatenbank kölnmetall xNet erstmalig zu registrieren, verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre betriebliche E-Mail-Adresse sowie ggf. Ihre Zugehörigkeit zu und Funktion bei unserem Mitgliedsunternehmen. Für die Anmeldungen verarbeiten wir zusätzlich noch einen selbst gewählten Benutzernamen und ein selbst gewähltes Passwort. Diese Daten werden ausschließlich für die Bereitstellung des passwortgeschützten Zugangs zum Intranet, die Benutzerauthentifizierung und die Verwaltung Ihres Benutzerkontos verwendet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO zur Erfüllung des Nutzungsvertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Speicherung der Daten erfolgt solange, wie Ihr Benutzerkonto aktiv ist. Nach einer Löschung Ihres Kontos werden die Daten entsprechend unserer Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
4.4 Nutzung der Plattform und Profil
Wir verarbeiten Ihre Daten zudem zur Verbands- und Mitgliederverwaltung, dem Teilnahmemanagement und der Teilnahmedokumentation sowie zur Raumbuchungsverwaltung und zu Zwecken der Abrechnung. Unter „Meine Daten“ können Sie zur Kommunikationsverwaltung weitere Kontaktdaten, wie Telefon- oder Faxnummer, zu Ihrem Profil speichern. Diese Angaben sind freiwillig.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO, wobei unsere berechtigten Interessen die vorgenannten Zwecke darstellen.
4.5 Anmeldung zu Veranstaltungen und Fotos auf Veranstaltungen
Sie haben die Möglichkeit sich in unserem Intranet xNet zu verschiedenen Veranstaltungen anzumelden. Für die Anmeldung verarbeiten wir lediglich die bereits im Registrierungsprozess bekannten personenbezogenen Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Unternehmenszugehörigkeit. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung, Abwicklung und Abrechnung der Veranstaltungen.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei in den zuvor genannten Zwecken.
Bitte beachten Sie, dass bei Veranstaltungen gegebenenfalls fotografiert und das Bildmaterial im Rahmen unserer Verbandskommunikation im Internet oder einer unserer Publikationen veröffentlicht wird.
Haben Sie uns dafür Ihre Einwilligung gegeben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO.
Unser berechtigtes ist dabei die Verbandskommunikation im Internet oder die Publikationen.
Sollten Sie mit der Nutzung des Bildmaterials nicht einverstanden sein, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und uns auch bereits vor der Veranstaltung eine entsprechende Information geben.
4.6 Mailingliste
Als Nutzer unserer Informationsdatenbank kölnmetall xNet können Sie verschiedene Informationsmailings erhalten. Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre ausgewählten Präferenzen, die Sie durch die Auswahl der entsprechenden Häkchen für den Erhalt von Informationsmailings zu den jeweiligen Themen angeben. Sie haben jederzeit die Möglichkeit dem Erhalt von bestimmten Informationskategorien oder allen Mailings zu widersprechen, indem Sie die Häkchen in den Einstellungen wieder entfernen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse in der satzungsgemäßen Information unserer Mitglieder liegt.
Soweit die Informationsmailings zumindest auch werbenden Charakter haben (z. B. bei Informationen zu kostenpflichtigen Veranstaltungen zu ausgewählten Themen), ist für diesen Verarbeitungszweck die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO durch die Auswahl der entsprechenden Häkchen. Diese können Sie durch die entsprechende Abwahl jederzeit widerrufen (siehe Ziff. 8.1).
4.7 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme benutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten sowie Ihre IP-Adresse an uns übermittelt und gespeichert. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit Ihrer E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert.
Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Kontaktaufnahme bzw. anschließender Konversation verwendet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer der Kontaktaufnahme übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten aus der Kontaktanfrage besteht in den genannten Zwecken der Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle der IP-Adresse ist unser berechtigtes Interesse, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
Die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, werden gelöscht, sobald die jeweilige Konversation mit Ihnen als Nutzer beendet ist. Dies ist dann der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobene IP-Adresse wird spätestens nach einer Frist von 7 Tagen gelöscht.
5. Speicherdauer
Soweit zuvor nicht näher konkretisiert, speichern wir ihre personenbezogenen Daten generell nur solange dies für die Erfüllung der zuvor dargestellten Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Zur Einhaltung der uns betreffenden Nachweispflichten bewahren wir die Dokumentation Ihrer Einwilligung auch nach Ihrem Widerruf für drei Jahre ab Ablauf des Jahres, in dem Sie die Einwilligung widerrufen haben, auf. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 S. 1 a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.
6. Empfänger
Innerhalb unserer Organisation haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung im Rahmen der in dieser Erklärung dargestellten Zwecke benötigen.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an externe Empfänger weiter, wenn dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.
Externe Empfänger können sein:
a) Auftragsverarbeiter
Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für unser Angebot oder die Bereitstellung von Inhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.
b) Öffentliche Stellen
Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.
c) nicht-öffentliche Stellen
Händler oder Hilfspersonen, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer zwingenden Erforderlichkeit übermittelt werden.
Andere Nutzer von xNet haben keinen Zugriff auf Ihre Kontaktdaten, soweit Sie diese in Ihrem Profil angegeben haben.
7. Drittlandübermittlung
Teilweise werden Ihre Daten an eine andere Stelle übermittelt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist.
Sofern kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Drittland vorliegt, wirken wir vor der Weitergabe der Daten durch den Abschluss entsprechender Vereinbarungen mit den Empfängern, welche regelmäßig auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln getroffen werden, auf ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR hin.
8. Ihre Betroffenenrechte
8.1 Welche Rechte können Sie geltend machen?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichts-behörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
8.2. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8.3 Ausübung Ihrer Rechte
Ihre zuvor genannten Betroffenenrechte können Sie unter verband@koelnmetall.degeltend machen. Alternativ können Sie sich auch postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift wenden. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2025.